Dit document beschrijft de intranet-oplossing die we ontwikkelden voor Ianvs-Dentus, verdeler van dentale producten. De getoonde gegevens en cijfers in de bijgevoegde screenshots zijn fictief.

Een snelle en correcte afhandeling van de bestellingen bepaalt in grote mate de klanttevredenheid bij ieder bedrijf. Zeker bij Ianvs is dit een belangrijke factor. Omwille van het enorme productengamma is het vaak onmogelijk gebleken om van ieder product een voorraad te voorzien. Om te voorkomen dat pas bij het samenstellen van bestellingen in het magazijn geconstateerd wordt dat een bepaald product uit voorraad is, werd beslist het gehele bestelproces te informatiseren.

We ontwikkelden een intranet applicatie om aan de behoeften van Ianvs te kunnen volden. De basiselementen hierin zijn de producten- en klantenlijst. Een bestelling zelf begint bij de vertegenwoordiger die dagelijks een aantal tandartspraktijken bezoekt. De planning hiervan gebeurt via een agenda die de vertegenwoordiger van thuis uit kan opstellen. Voorheen werd deze agenda opgesteld uit een klantenlijst op papier, die vaak niet up-to date was.

Bij het plaatsen van een bestelling selecteert de vertegenwoordiger de klant en voegt hij de producten met hun aantallen toe. Het is ook mogelijk een bepaalde korting toe te kennen en dit per product of op de gehele bestelling.

Uit dit geheel van bestellingen, in combinatie met de agenda van die dag wordt automatisch een dagrapport opgesteld. Het geeft een overzicht van de gedane bezoeken en verkopen op die dag. De vertegenwoordiger plant best ook een volgende afspraak met de bezochte klanten. Op dit dagrapport worden ook een aantal gegevens i.v.m. de omzet berekend.

Voorheen werden een aantal van deze gegevens door de vertegenwoordiger zelf berekend en doorgefaxt naar het bedrijf. Deze automatisering neemt duidelijk een aantal dagelijkse administratieve taken van de vertegenwoordigers weg.

Het onmiskenbare voordeel van een intranet-oplossing voor een situatie als deze is dat de nodige informatie snel in het centrale systeem aanwezig is. De verantwoordelijke voor de aankopen van goederen zal via de lijst “Te bestellen goederen” een overzicht krijgen van de goederen die uit voorraad dreigen te raken. Wanneer van een product minder in voorraad is dan zijn minumum voorraad-aantal, komt het in deze lijst terecht. Op deze manier kunnen de goederen indien nodig nog dezelfde dag besteld worden. Deze lijst wordt logischerwijs gegroepeerd per leverancier. Via een muisklik kan, aan de hand van deze lijst, een bestelbon naar de specifieke leveranciers toe opgesteld worden.

* klik op de thumbnails voor een grotere screenshot